2.2.1. CMS rendszerek

Tartalolmkezelő rendszerek kialakulása

Napjainkra közhellyé vált, hogy bár az informatikai eszközöket kezdetben a való élet feladatainak megoldására fejlesztették ki, ezek az termékek számos olyan további problémát gerjesztettek, amelyek megoldása ismét csak informatikai eszközökkel lehetséges.

A szövegszerkesztő, kiadványszerkesztő alkalmazásokkal például kifejezetten a papír alapú, és manuális dokumentumkészítés feladatainak gyorsabb, kényelmesebb, tetszetősebb megoldására törekedtek. Használatuk széleskörű elterjedése - ami a manuális dokumentumkezelés szinte teljes háttérbeszorulását eredményezte - magával hozta az elektronikusan tárolt dokumentumok rendszerezett tárolásának, megosztásának, az azokkal történő többszereplős munkavégzés megoldásának problémáját.

Az elektronikus dokumentumok tárolására kezdetben az egymástól elszigetelten működő személyi számítógépek háttértárait használták, a dokumentumok megosztására, továbbítására pedig cserélhető adathordozókat alkalmaztak. Ez a megoldás a dokumentumok többszörös, fölöslegesen nagy tárterületet igénylő,  és szinte kivédhetetlenül inkonzisztenssé váló tárolását eredményezte. A lokális hálózatok megjelenése óriási lépés volt, hiszen a kiszolgálógépek file service szolgáltatásai biztosították a dokumentumok párhuzamos hozzáférését, sőt a redundáns tárolás megszűntetésével jelentősen csökkentették a szükséges tárigényt, és az inkonzisztencia kialakulásának lehetőségét is.

Az új lehetőségek azonban újabb problémákat, feladatokat, elvárásokat generáltak. Az egyszerű tárolás mellett hamarosan megjelent a dokumentumok meta-adatolásának, a meta-adatok szerinti keresés lehetőségének, a munkafolyamat kezelés támogatásának igénye. Az internet megjelenésével pedig az elektronikus dokumentumkezelés feladatai kiléptek a lokális hálózatok keretei közül.  Ez számos új lehetőséget, természetesen ismét megoldandó feladatokat eredményezett, hiszen az elektronikus dokumentumok kezelését más, a globális hálózatok, ezen belül is elsősorban a World Wide Web platformján kellett megoldani. A mobil eszközök megjelenése és napjainkban tapasztalható széles körű elterjedése újabb követ dobott az elektronikus dokumentumkezelés lassan megnyugodni látszó víztükrébe.

Az IKT eszközök alig fél évszázad alatt lejátszódott, hihetetlen fejlődése, a feladatok és lehetőségek folyamatos változása, az elektronikus dokumentumok kezelésére készített szoftverek az úgynevezett CMS (Content Management System), tartalom menedzsment rendszerek fantasztikus evolúcióját eredményezte.

Bár a CMS rövidítés hallatán a legtöbben a web platformon használt és kifejezetten webes tartalmak közzétételét biztosító tartalomkezelőkre asszociálunk- leckénkben mi is ezekkel foglalkozunk majd – feltétlenül meg kell jegyezni, hogy ezeken túl számos egyéb tartalomkezelő rendszer létezik. A CMS-ek piacán olyan mértékű sokszínűség tapasztalható, hogy számos szoftver még a tartalomkezelők általánosan elfogadott, de gyakran egymásba mosódó kategóriákat tartalmazó alábbi osztályozásba is nehezen illeszthető be.

CMS-ek típusai

DMS (Document Management System)

A dokumentumkezelő rendszerek elektronikus irattárak kialakítását lehetővé tévő rendszerek. Különböző szerzetek számára biztosítják, a az elektronikus dokumentumok létrehozásának, tárolásának, kezelésének, teljes szövegű keresésének, továbbításának, szükség esetén megsemmisítésének, azaz a dokumentum teljes életciklusának felügyeletét.

DAM (Digital Asset Management)

A DAM rendszerek nevét Digitális Vagyonkezelő rendszerként fordítják magyarra, ami kissé megtévesztő, hiszen egy szervezet a digitális vagyona rendkívül sokféle összetevőt tartalmazhat. A DAM rendszereket azonban elsősorban mediális dokumentumok, képek, hangállományok, animációk, videók, 3D modellek bevitelére, tárolására , meta adatokkal történő ellátására, katalogizálására, visszakeresésére használják.

A DAM rendszereket a tárolt dokumentumok felhasználása alapján további altípusokba sorolják.

BAMS

A Brand Asset Management System kategória CMS-ei elsősorban nagyobb szervezetek marketing és ügyfélkapcsolati eszközeinek, digitális vagyontárgyainak újrahasznosítására, annak támogatására helyezik a hangsúlyt. A digitális vagyontárgy értjük ez esetben például a termékfotókat, logókat, betűtípusokat, 

LAMS

A Library Asset Management System csoport termékeit digitális médiaarchívumoknak is nevezhetnénk.  Ezek a rendszerek ugyanis a ritkán változtatott médiaelemek a tárolására és visszakeresésére helyezik a hangsúlyt.

PAMS

A Production Asset Management System rendszerek a LAMS kategóriával szemben éppen a gyakran, vagy éppen folyamatosan változó médiaelemek kezelést biztosítják. Általában munkafolyamat- és projektmenedzsment rendszerrel egészülnek ki, és lehetővé teszik a médium (videó játék, film, animáció, zene…) fejlesztési folyamatának felügyeletét.

CDAMS

Cloud-based Digital Asset Management System csoportba a fenti kategóriák bármelyikének újabb termékei tartozhatnak, hiszen-e kategóriát nem a dokumentumkezelés módja, sokkal inkább a dokumentumok felhő alapú tárolása teszi különlegessé.

CCMS (Component Content Management System)

A CMS-ek ezen kategóriája olyan tartalomkezelőket tömörít, amelyek összetett, nagy méretű dokumentumok összeállítására alkalmas komponensek tárolását és azok "összeépítésével" maguknak a dokumentumoknak az előállítását, gyakran különböző formátumú exportálását támogatják. Az egyik legismertebb open source CCMS a DITA-OT. A tanulási objektumokból építkező szabványos elektronikus tananyagok összeállítására is fejlesztettek CCMS rendszereket. Létezik például a megosztható tanulási tartalomobjektumokból összeállítható SCORM csomagok előállítására alkalmas CCMS.

ECMS (Enterprise Content Management System)

Olyan tartalomkezelő rendszer, amely egy szervezet leghatékonyabb működése érdekében biztosítja egy vállalat számára az információszerzést, szervezést, tárolást és továbbítást, az intézmény működése, szervezése során keletkező információhordozók, dokumentumok, jegyzetek, akták kezelését, azok tárolását és megosztását.

Az ECM rendszerek megoldásokat nyújtanak egy szervezet működése során a legváltozatosabb formátumokban összegyűlt tudás, tapasztalat, információ rendszerezésében, kereshetővé és elérhetővé tételében. A "legváltozatosabb formátum" olyannyira pontosan értendő, hogy az információhordozók lehetnek elektronikus dokumentumok (e-mail, IM üzenet, blog bejegyzés, multimédia, szöveges dokumentum...), de akár papír alapú iratok, űrlapok, faxok is. Ennek megfelelően egy ECM számos alkalmazást (digitális adatfeldolgozó rendszer, dokumentum és munkafolyamat-menedzsment rendszer, web- vagy multimédiás tartalomkezelő rendszer, archiváló rendszer) integráló komplex rendszer.

WCMS (Web Content Management System)

A Web Content Management rendszerek a hétköznapi emberek, de akár vállalkozások, cégek, egyéb szervezetek számára teszik lehetővé megjelenésre, publikálásra, ügyintézésre, közösségi kommunikációra alkalmas webhelyek kialakítását és menedzselést. Teszik mindezt úgy, hogy használóiknak nincs szükségük a feladat megoldásához szükséges informatikai tudásra. Leckénkben a tartalomkezelő rendszerek ezen kategóriájára helyezzük a hangsúlyt.

LMS (Learning Management System)

A tanulás menedzsment rendszerek speciális WCMS-ek. Olyan egyszerűen üzembe helyezhető webhelyek, amelyekkel oktatási intézmények alakíthatnak ki a tanításra és tanulásra használható virtuális tereket, úgynevezett virtuális iskolákat.